La soluzione “Gestione acquisti” digitalizza l’iter di un acquisto dal momento in cui nasce l’esigenza di approvvigionamento, fino alla ottenuta consegna dei beni e/o servizi acquisiti. La procedura ingloba la gestione degli Ordini aperti e dei Centri di Costo (anche per commessa).
Durante l’intera procedura, il sistema invia notifiche agli attori del processo per informarli costantemente sullo stato della richiesta.
Accedendo da qualsiasi sede o postazione dell’azienda, gli utenti autorizzati compilano un form di richiesta, indicando beni e/o servizi da acquistare, motivazione del fabbisogno e tempistica di approvvigionamento.
Il sistema invia la richiesta all’Ufficio Acquisti e/o Ufficio Contabile che possono validarla, rifiutarla o richiederne la revisione (quest’attività implica il ritorno del procedimento al richiedente iniziale).
Approvata la richiesta, il sistema genera automaticamente l’ordinativo che, se soggetto a pagamento anticipato, viene inviato all’Ufficio Contabile per l’esborso. Quindi il sistema invia l’ordinativo al fornitore tramite e-mail, PEC o eFAX, secondo esigenze.
L’ordinativo emesso sarà chiuso ed archiviato solo quando i beni/servizi acquistati saranno stati consegnati/erogati. Il Responsabile dell’accettazione indicherà la data di chiusura annotando eventuali ritardi e/o difformità.
Qualsiasi modello di documento e/o processo è personalizzabile in base alle esigenze.