Uno dei problemi fondamentali in cui le Amministrazioni pubbliche si dibattono attualmente è la carenza di spazi per la conservazione della documentazione prodotta. Problema che si aggrava col passar del tempo in assenza di adeguati interventi. In effetti, se da un lato la società contemporanea dispone di mezzi telematici e informatici che costituiscono un’alternativa alla produzione di documenti scritti, dall’altro adotta procedure burocratiche complesse che richiedono una quantità enorme di atti scritti, spesso in più copie, moltiplicati dalla facilità di riprodurre i documenti in fotocopia.
Alla luce di tutto questo, diventa fondamentale l’attività di selezione e scarto del materiale archivistico consistente nella selezione critica della documentazione archivisticamente e amministrativamente rilevante per la conservazione permanente e nelle operazioni di scarto del materiale archivistico superfluo ed eliminabile.
La Newdata S.r.l. è attrezzata ad eseguire in maniera ottimale tutte le operazioni di selezione e scarto del materiale archivistico. Le operazioni vengono eseguite rispettando le norme prescritte dalla legislazione vigente. In particolare, come previsto dall’art. 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (DECRETO LEGISLATIVO 22 gennaio 2004, n. 41), comma 1, lettera (d, si attiva la procedura di autorizzazione allo scarto, che viene concessa dalle Soprintendenze archivistice regionali. In particolare, si individua la documentazione che non riveste interesse amministrativo o storico. I documenti individuati come materiale inutile vengono raggruppati omogeneamente in unità di scarto costituite da pacchi numerati progressivamente.
Si procede, poi, alla stesura di un elenco descrittivo.
La proposta di scarto viene inviata all’Ente per l’emissione del provvedimento da sottoporre alla prescritta autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente. L’autorizzazione rende possibile la distruzione fisica dei documenti.