L’ordinamento dei singoli archivi viene effettuato in più fasi, la prima delle quali consiste nella schedatura informatizzata di ogni unità di confezione dell’archivio (busta, faldone, registro, volume) nel rispetto degli standard internazionali di descrizione archivistica (ISAD e ISAAR), utilizzando i più aggiornati software di descrizione archivistica (Sesamo, Arianna, ecc.).
Seguendo l’ordine cronologico di ogni serie, tutte le schede vengono nuovamente numerate con numerazioni progressive distinte per i vari gruppi. La numerazione definitiva verrà riportata, mediante cartellino stabile o scritto a pennarello, sui dorsi delle buste o dei registri o dei volumi che verranno via via ordinati sulla base della numerazione provvisoria data. I fondi saranno infine collocati fisicamente nell’ordine esatto di successione ed ogni singola unità archivistica sarà individuabile dalla denominazione della categoria di appartenenza, dall’anno, dal titolo, classe, sottoclasse e dal numero di corda.