La soluzione per la gestione della documentazione che entra, esce e circola all’interno di una Organizzazione, è nata dalla collaborazione con archivisti professionisti, ed è sempre aderente alle normative italiane dettate nel tempo dalle varie Authority (Aipa, Cnipa e DigitPA) e alle normative che si sono succedute (in particolare: DPR 445/2000 e CAD), è stata realizzata per aderire alle esigenze delle diverse realtà organizzative sia pubbliche che private.
Il nostro Protocollo Infomatico non ha concorrenti perchè è un prodotto che, nato oltre un decennio fa, si evolve e vede crescere le sue funzionalità ben oltre le prescrizioni e/o indirizzi legislativi.
La disponibilità del prodotto va dal nucleo minimo di protocollo fino alla versione più sofisticata che contempla la gestione tutta integrata di posta in entrata, posta in uscita, posta interna, workflow documentale, digitalizzazione con OCR, autocomposizione documenti in uscita con segnatura, spedizione via PEC, e-mail,e-fax e servizi di postalizzazione, storicizzazione dei processi, archiviazione e conservazione, ricerche documentali con chiave plurima ed altre funzioni di utility.
Posta in entrata
Il documento in entrata viene trattato secondo prassi (codice a barre, scansione, indicizzazione e distribuzione). L’integrazione nativa della gestione Posta Elettronica Certificata permette al sistema il monitoraggio di una o più caselle di posta e di protocollare automaticamente i messaggi ricevuti. Per protocollare grandi quantitativi di documenti cartacei è possibile utilizzare la funzione di “acquisizione massiva” che associa ogni documento scansionato al relativo form tramite riconoscimento barcode.
La registrazione di un documento è solo l’inizio di un percorso ben più articolato che la nostra soluzione riesce a gestire in maniera semplice ed efficace. E’ possibile smistare quanto ricevuto, ad uno o più assegnatari selezionabili direttamente da organigramma. I destinatari possono confermare la propria competenza sul documento e lavorarlo oppure girarlo ad altri. Ove previsto, alcune tipologie di atti possono avviare iter procedurali predefiniti che governano automaticamente lo smistamento e l’espletamento della pratica.
Se il documento ricevuto implica l’apertura di un dossier o l’obbligo di una risposta (es.: richieste di autorizzazioni, corrispondenza), l’utente autorizzato può procedere direttamente all’espletamento della pratica o demandare le attività ad altri collaboratori. Con sistemi interni di timing e notifiche di eventuali ritardi, la nostra soluzione consente il controllo anche di eventuali priorità di lavorazione. Ogni accesso alla lavorazione è registrata dal sistema per avere memoria, nel tempo, di “chi ha fatto, quando, cosa e come”.
Terminate le attività di smistamento e lavorazione il software provvede ad archiviare automaticamente il documento, seguendo le regole archivistiche e secondo la classificazione prevista dal Piano di classificazione (o Titolario). Da questo momento il file prodotto sarà bloccato impedendo successive modifiche e varie chiavi di ricerca garantiranno l’accesso veloce ai documenti agli utenti autorizzati. Di qui parte, ove previsto, il processo della Conservazione Sostitutiva.
Posta in uscita
Con la nostra soluzione ogni utente può gestire, da qualsiasi postazione autorizzata, l’intero ciclo della Posta in uscita, dalla preparazione alla protocollazione ed all’invio, senza altri passaggi. Il numero di protocollo, univoco, è gestito interamente da sistema. Una volta redatto dall’utente autorizzato, il documento viene autocomposto in word generando automaticamente e senza adesivo, la segnatura imposta dalla legislazione vigente (codice a barre, data, n° di protocollo e classificazione). Il software gestisce, nativamente, la firma digitale e, su richiesta, quella grafometrica.
L’inoltro della Posta in uscita può essere effettuato via e-mail, via PEC, via Fax o trasmesso ad operatori postali per la stampa e successiva postalizzazione o, semplicemente, stampato, imbustato e spedito dall’ufficio dell’organizzazione a ciò preposto. Di rilievo è la possibilità di invio contestuale di un documento indirizzato a più destinatari, ognuno raggiungibile con diverso mezzo di ricezione. Se inviato tramite PEC il sistema allega automaticamente l’ACCETTAZIONE e la conferma di CONSEGNA.
Effettuato l’invio del documento, il sistema archivia automaticamente il documento digitale, che da questo momento diventa immodificabile. L’archiviazione avviene seguendo la classificazione definita dal Piano di classificazione (o Titolario) adottato e ne favorisce la conservazione. Varie chiavi di ricerca garantiranno l’accesso veloce ai documenti agli utenti autorizzati. Di qui parte, ove previsto, il processo della Conservazione Sostitutiva.
Posta interna
La Posta Interna ricalca le funzionalità della Posta in Uscita e si differenzia da quest’ultima per il sistema d’invio che è gestito internamente indirizzando le attività nelle agende di competenza dei rispettivi utenti.
Qualsiasi modello di documento e processo è personalizzabile in base alle esigenze del cliente.